Materi Workshop · Grok Bot

10 Contoh Pemakaian Grok Bot untuk Perusahaan

10 use case siap pakai lengkap dengan flow, diagram, dataset yang perlu disiapkan, dan contoh prompt yang tinggal disalin.

Angka hemat waktu adalah estimasi kasar, bukan hasil survei.

Lihat 10 use case Checklist persiapan

Ilustrasi tim kantor bekerja bersama asisten Grok Bot yang menghubungkan spreadsheet, dashboard, email, Drive, nota, formulir, dan stok

Ringkasan

Ringkasan 10 use case

#	Use case	Divisi pengguna	Kesulitan	Hemat waktu (estimasi)	Routine?
1	Konversi Excel Jubelio ke format impor Accurate	Finance / Accounting	Sedang	± 1,5-2 jam/hari	Ya
2	Mini web app rekrutmen + tes DISC	HR	Lanjut	± 3-5 jam/minggu	App + notifikasi
3	Dashboard reporting Instagram + TikTok	Marketing / Social Media	Sedang	± 3-4 jam/minggu	Ya
4	Sistem reimbursement digital + upload nota	Finance / GA / semua karyawan	Sedang	± 2-4 jam/minggu	Ya
5	Dashboard multi-toko marketplace: penjualan, pencairan dana, retur	E-commerce / Finance	Lanjut	± 1-2 jam/hari	Ya
6	Merapikan Google Drive	Semua divisi / Admin	Mudah	± 1-3 jam/minggu mencari file	Ya
7	Pengingat piutang (AR) + aging report	Finance / Sales	Mudah	± 2-3 jam/minggu	Ya
8	Alert stok menipis + draf PO ke supplier	Gudang / Purchasing / E-commerce	Sedang	± 3-5 jam/minggu	Ya
9	Triage dan rekap inbox email harian	Owner / Admin / Semua	Mudah	± 30-60 menit/hari	Ya
10	Asisten SOP / knowledge base dari dokumen Drive	Operasional / HR / CS	Mudah	± 2-5 jam/minggu menjawab pertanyaan berulang	Ya

Cara pakai halaman ini. Use case 1-6 adalah solusi dari workshop sebelumnya (dirapikan), 7-10 tambahan. Klik kartu untuk membuka detail. Kolom pada tabel contoh hanya ilustrasi: minta peserta membawa file ekspor ASLI dari sistemnya, karena header Jubelio, marketplace, dan Accurate bisa berbeda per akun dan versi.

Use case

Pilih use case

Divisi

Kesulitan

10 use case ditampilkan

Konversi Excel Jubelio ke format impor Accurate

Finance / Accounting

Sedang⏱ ± 1,5-2 jam/hari (estimasi)

Mini web app rekrutmen + tes DISC

Lanjut⏱ ± 3-5 jam/minggu (estimasi)

Dashboard reporting Instagram + TikTok

Marketing / Social Media

Sedang⏱ ± 3-4 jam/minggu (estimasi)

Sistem reimbursement digital + upload nota

Finance / GA / semua karyawan

Sedang⏱ ± 2-4 jam/minggu (estimasi)

Dashboard multi-toko marketplace: penjualan, pencairan dana, retur

E-commerce / Finance

Lanjut⏱ ± 1-2 jam/hari (estimasi)

Merapikan Google Drive

Semua divisi / Admin

Mudah⏱ ± 1-3 jam/minggu mencari file (estimasi)

Pengingat piutang (AR) + aging report

Finance / Sales

Mudah⏱ ± 2-3 jam/minggu (estimasi)

Alert stok menipis + draf PO ke supplier

Gudang / Purchasing / E-commerce

Sedang⏱ ± 3-5 jam/minggu (estimasi)

Triage dan rekap inbox email harian

Owner / Admin / Semua

Mudah⏱ ± 30-60 menit/hari (estimasi)

Asisten SOP / knowledge base dari dokumen Drive

Operasional / HR / CS

Mudah⏱ ± 2-5 jam/minggu menjawab pertanyaan berulang (estimasi)

Use case 1 · dari workshop sebelumnya

1. Konversi Excel Jubelio ke format impor Accurate

Finance / AccountingKesulitan: SedangHemat waktu (estimasi): ± 1,5-2 jam/hari

Masalah

Tim finance mengunduh laporan penjualan dari Jubelio, lalu menyalin, memetakan SKU, pelanggan, ongkir, dan biaya marketplace secara manual ke template Faktur Penjualan Accurate. Pengalaman peserta sebelumnya: sekitar 2 jam per hari (estimasi), dan rawan salah kode barang.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot membaca file ekspor Jubelio, memetakan kolom ke template resmi Accurate Online (Header, Item, Expense) berdasarkan tabel mapping, memvalidasi SKU/pelanggan yang belum terdaftar, lalu menghasilkan file .xlsx siap impor plus laporan baris bermasalah.

Flow step-by-step

Ekspor laporan penjualan dari JubelioFilter periode & status (mis. Selesai), simpan .xlsx/.csv ke folder Drive 'Jubelio-Export'.
Grok Bot membaca file + tabel mappingMapping channel→ID Pelanggan, SKU Jubelio→Kode Barang Accurate, jenis biaya→kode akun biaya.
Transformasi ke template AccurateSatu nomor pesanan = satu faktur; tiap baris produk = baris item; ongkir/biaya layanan/komisi = baris Expense. Tanggal diubah ke DD/MM/YYYY.
ValidasiFaktur dengan SKU/pelanggan belum terdaftar dipisah ke sheet 'Perlu Dicek', tidak dimasukkan ke file impor.
Simpan hasil & kirim ringkasanFile Accurate_Import_YYYYMMDD.xlsx di Drive + ringkasan jumlah faktur, total nilai, baris gagal.
Finance upload ke Accurate OnlinePenjualan › Faktur Penjualan › Impor Data › Impor dari File. Jika ada 'Unduh Data Gagal', kirim file itu balik ke Grok Bot untuk diperbaiki.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Ekspor penjualan Jubelio asli 1-3 hari (bukan diketik ulang). Header Jubelio bisa berbeda per akun/versi, jadi bawa file aslinya. Kolom di bawah hanya contoh.
Template impor Faktur Penjualan resmi dari Accurate Online (unduh via Impor dari File › link 'Di sini'); sheet: Template Faktur Penjualan, Penjelasan Kolom Header/Item/Expense.
Mapping_Accurate.xlsx: sheet Pelanggan (Channel/Toko → ID Pelanggan Accurate), sheet Barang (SKU Jubelio → Kode Barang Accurate, Gudang), sheet Biaya (Ongkir/Biaya Layanan/Komisi/Affiliate → Kode Biaya/Akun).
Daftar Barang & Daftar Pelanggan yang diekspor dari Accurate (untuk validasi).
Aturan bisnis tertulis: status pesanan yang diimpor, perlakuan diskon voucher, PPN termasuk/tidak.

Contoh kolom ekspor Jubelio (contoh, cocokkan dengan file asli)

No. Pesanan	Tanggal	Channel	Toko	SKU	Nama Produk	Qty	Harga Satuan	Diskon	Ongkir	Biaya Layanan	Status
SO-24110001	09/11/2026	Shopee	TokoA Official	KMR-001	Strap Kamera Hitam	2	75000	5000	12000	6750	Selesai

Akses & connector

Google Drive (connector), akses Jubelio untuk ekspor, akun Accurate Online dengan hak impor Faktur Penjualan. Coba dulu di database trial/sampel Accurate.

Contoh prompt (siap salin)

Ini file ekspor penjualan Jubelio tanggal 9 Nov (Jubelio_Sales_20261109.xlsx), template impor Faktur Penjualan Accurate, dan Mapping_Accurate.xlsx. Ubah ekspor Jubelio jadi file impor Accurate: 1 No. Pesanan = 1 faktur, tanggal format DD/MM/YYYY, SKU dipetakan ke Kode Barang, ongkir & biaya layanan masuk sheet Expense sesuai kode biaya. Faktur yang SKU atau pelanggannya tidak ada di mapping jangan dimasukkan, taruh di sheet 'Perlu Dicek' beserta alasannya. Simpan hasilnya di folder Drive 'Accurate-Import' dan beri ringkasan jumlah faktur dan total nilai.

Output: Accurate_Import_YYYYMMDD.xlsx siap upload, sheet 'Perlu Dicek', ringkasan harian.
Bisa jadi routine?: Bisa. Routine harian (mis. 07.00 WIB): ambil file ekspor terbaru di folder Drive, proses, kirim ringkasan. Upload ke Accurate tetap dilakukan manusia (review dulu).
Tingkat kesulitan: Sedang

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 2 · dari workshop sebelumnya

2. Mini web app rekrutmen + tes DISC

HRKesulitan: LanjutHemat waktu (estimasi): ± 3-5 jam/minggu

Masalah

Pelamar mengirim CV lewat WA/email dengan format berbeda-beda, tes DISC dikerjakan di kertas atau Google Form terpisah, lalu HR merekap ke Excel. Estimasi 3-5 jam per minggu untuk rekap & skoring saat sedang buka lowongan.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot membangun mini web app: halaman formulir pelamar + tes DISC, data tersimpan di database (mis. Supabase), skor DISC dihitung otomatis, dan HR punya dashboard filter per posisi/status/profil DISC.

Flow step-by-step

HR menyiapkan daftar posisi, field formulir, dan bank soal DISC
Grok Bot membuat database & tabelTabel pelamar, jawaban_disc, posisi. Upload CV disimpan di storage.
Grok Bot membangun halaman pelamarLink unik per lowongan: isi data diri → upload CV → kerjakan tes DISC.
Skoring otomatisJawaban dihitung jadi skor D, I, S, C + profil dominan sesuai kunci yang diberikan HR.
Dashboard HR (login)Daftar pelamar, filter posisi & status (Baru/Interview/Ditolak/Diterima), detail profil, unduh CSV.
NotifikasiRingkasan pelamar baru dikirim ke email HR tiap pagi.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Daftar_Posisi.xlsx: Kode Posisi, Nama Posisi, Divisi, Lokasi, Kualifikasi, Status (Buka/Tutup).
Daftar field formulir pelamar: Nama, No. WA, Email, Tanggal Lahir, Domisili, Pendidikan Terakhir, Pengalaman (tahun), Ekspektasi Gaji, Link CV/Portofolio, Sumber Info Lowongan.
Bank soal DISC + kunci skoring yang dipakai perusahaan (pastikan materi berlisensi / boleh dipakai). Format: No, Pernyataan A-D, Dimensi tiap pernyataan.
Status pipeline yang dipakai HR dan siapa saja yang boleh login dashboard.
Teks persetujuan penggunaan data pribadi (UU PDP) untuk ditampilkan di form.

Contoh tabel pelamar (contoh)

ID	Tanggal Daftar	Posisi	Nama	No. WA	Skor D	Skor I	Skor S	Skor C	Profil	Status
P-0012	10/11/2026	Admin Marketplace	Sari W.	0812xxxx	6	9	5	4	I	Baru

Akses & connector

Supabase (connector) atau database lain, hosting (Hostinger/Cloudflare) untuk link publik, email HR untuk notifikasi.

Contoh prompt (siap salin)

Buatkan mini web app rekrutmen untuk perusahaan kami. Pelamar dapat link per posisi (lihat Daftar_Posisi.xlsx), mengisi data diri sesuai field di file Field_Pelamar.docx, upload CV (PDF, maks 5 MB), lalu mengerjakan tes DISC dari file Soal_DISC.xlsx beserta kuncinya. Simpan data di Supabase, hitung skor D/I/S/C otomatis. Buat dashboard HR dengan login, filter posisi & status, detail pelamar, dan tombol unduh CSV. Tampilkan persetujuan data pribadi di awal form. Tunjukkan dulu rancangan halaman sebelum deploy.

Output: Link formulir pelamar, dashboard HR, database pelamar, ekspor CSV.
Bisa jadi routine?: Aplikasi berjalan terus. Tambahan routine harian: email ringkasan pelamar baru ke HR.
Tingkat kesulitan: Lanjut

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 3 · dari workshop sebelumnya

3. Dashboard reporting Instagram + TikTok

Marketing / Social MediaKesulitan: SedangHemat waktu (estimasi): ± 3-4 jam/minggu

Masalah

Tim sosmed tiap minggu screenshot insight IG dan TikTok, salin angka ke Excel, lalu bikin slide untuk manajemen. Estimasi 3-4 jam per minggu, angka sering beda versi.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot menggabungkan data ekspor insight IG (Meta Business Suite) dan TikTok (TikTok Studio / Business Center) ke satu sheet master, lalu membuat dashboard: reach, views, engagement rate, follower growth, konten terbaik, per platform dan per minggu.

Flow step-by-step

Ekspor data insightIG: Meta Business Suite › Insights › Export (CSV). TikTok: TikTok Studio/Analytics › Download data.
Simpan ke folder Drive 'Sosmed-Data/YYYY-MM'
Grok Bot menyatukan kolomNormalisasi nama kolom beda platform ke satu skema: Tanggal, Platform, Konten, Views, Reach, Like, Komentar, Share, Save, Follower.
Hitung KPIEngagement rate = (Like+Komentar+Share+Save)/Reach atau Views (pilih satu rumus dan konsisten).
Bangun dashboardPage/web dashboard: tren mingguan, top 5 konten, perbandingan IG vs TikTok, catatan insight.
Kirim ringkasan ke manajemenLink dashboard + 3 poin insight dan 3 rekomendasi.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Ekspor insight IG & TikTok asli minimal 4-8 minggu terakhir (CSV/XLSX). Header berbeda per platform dan bisa berubah, bawa file aslinya.
Daftar KPI yang diminta manajemen + target per bulan (mis. target follower, target ER).
Daftar campaign/pilar konten (opsional): Tanggal, Pilar, Campaign, Link Postingan.
Akun: akses admin Meta Business Suite & TikTok Business untuk ekspor.

Skema sheet master (contoh)

Tanggal	Platform	Judul/Caption	Link	Views	Reach	Like	Komentar	Share	Save	Follower Baru
03/11/2026	TikTok	Review lensa 50mm	https://...	12500	-	840	35	60	110	95

Akses & connector

Google Drive / Sheets connector. Tarik otomatis via API IG/TikTok butuh app developer & token; untuk workshop, mulai dari file ekspor.

Contoh prompt (siap salin)

Di folder Drive 'Sosmed-Data/2026-11' ada ekspor insight Instagram dan TikTok. Gabungkan jadi satu sheet master dengan kolom Tanggal, Platform, Judul, Link, Views, Reach, Like, Komentar, Share, Save, Follower Baru. Hitung engagement rate = (Like+Komentar+Share+Save)/Views. Buatkan dashboard untuk manajemen: tren mingguan per platform, top 5 konten, perbandingan IG vs TikTok, dan 3 insight + 3 rekomendasi dalam Bahasa Indonesia.

Output: Sheet master gabungan, dashboard (Page/web), ringkasan insight mingguan.
Bisa jadi routine?: Bisa. Routine mingguan Senin pagi: baca file ekspor baru di folder, update dashboard, email ringkasan.
Tingkat kesulitan: Sedang

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 4 · dari workshop sebelumnya

4. Sistem reimbursement digital + upload nota

Finance / GA / semua karyawanKesulitan: SedangHemat waktu (estimasi): ± 2-4 jam/minggu

Masalah

Karyawan mengisi form kertas, menempel nota, minta tanda tangan atasan, lalu finance mengetik ulang ke Excel. Nota sering hilang, status tidak jelas. Estimasi 2-4 jam per minggu di sisi finance.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot membuat form web reimbursement dengan upload foto nota, membaca nominal/tanggal dari nota, alur persetujuan atasan → finance, dan dashboard status serta rekap per periode.

Flow step-by-step

Karyawan isi formNama, divisi, kategori biaya, tanggal, nominal, keterangan, upload foto/PDF nota.
Grok Bot cek notaBaca tanggal & total dari nota, tandai jika beda dengan input atau melebihi limit kategori.
Approval atasanAtasan dapat email/link: Setujui / Tolak + catatan.
Verifikasi financeFinance tandai Dibayar + tanggal transfer.
RekapRekap per periode per karyawan/kategori dalam Excel untuk dijurnal.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Form reimbursement kertas yang sekarang dipakai (foto/scan) sebagai acuan field.
Kebijakan_Reimburse: Kategori (Transport, Makan Dinas, Parkir/Tol, ATK, Entertain), limit per kategori/jabatan, batas waktu klaim.
Daftar_Karyawan.xlsx: NIK, Nama, Divisi, Jabatan, Email, Email Atasan, No. Rekening (opsional, sensitif).
5-10 contoh foto nota asli (struk, invoice, e-receipt) untuk uji pembacaan.
Kode akun biaya per kategori (jika rekap mau langsung siap jurnal).

Contoh data klaim (contoh)

No. Klaim	Tanggal Nota	NIK	Nama	Kategori	Nominal	File Nota	Status Atasan	Status Finance	Tgl Bayar
RB-2611-007	05/11/2026	1021	Budi S.	Transport	185000	nota_007.jpg	Disetujui	Dibayar	08/11/2026

Akses & connector

Supabase (data + storage nota), hosting untuk link form, email (Gmail) untuk notifikasi approval.

Contoh prompt (siap salin)

Buatkan sistem reimbursement kantor berbasis web. Field mengikuti foto form lama (Form_Reimburse_Lama.jpg), kategori dan limit dari Kebijakan_Reimburse.xlsx, data karyawan dan atasan dari Daftar_Karyawan.xlsx. Karyawan upload foto nota, sistem membaca tanggal dan total di nota lalu menandai jika tidak cocok atau melebihi limit. Alurnya: karyawan → atasan (setuju/tolak) → finance (dibayar). Buat dashboard status dan tombol ekspor rekap per bulan ke Excel.

Output: Link form karyawan, halaman approval, dashboard finance, rekap Excel bulanan.
Bisa jadi routine?: Bisa. Pengingat mingguan ke atasan yang punya klaim pending; rekap otomatis tiap akhir bulan.
Tingkat kesulitan: Sedang

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 5 · dari workshop sebelumnya

5. Dashboard multi-toko marketplace: penjualan, pencairan dana, retur

E-commerce / FinanceKesulitan: LanjutHemat waktu (estimasi): ± 1-2 jam/hari

Masalah

Bisnis dengan banyak toko di Shopee, TikTok Shop/Tokopedia, Lazada harus login satu per satu, mencocokkan pesanan dengan dana yang cair (setelah potongan admin, ongkir, voucher), dan melacak retur. Estimasi 1-2 jam per hari, dana yang belum cair atau retur yang terlupa sering tidak ketahuan.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot menyatukan laporan pesanan, laporan penghasilan/pencairan, dan laporan retur dari semua toko ke satu database, mencocokkan per No. Pesanan, lalu menampilkan dashboard: omzet per toko, dana sudah/belum cair, selisih potongan, dan status retur.

Flow step-by-step

Ekspor 3 jenis laporan per tokoPesanan, Penghasilan/Income/Settlement (dana dilepas), Pengembalian/Retur. Simpan ke folder Drive per toko.
NormalisasiGrok Bot menyamakan kolom tiap marketplace ke skema yang sama.
Rekonsiliasi per No. PesananPesanan selesai vs dana cair; hitung potongan (admin, layanan, ongkir, voucher penjual); tandai belum cair > X hari.
Pelacakan returStatus retur, nilai, apakah barang sudah diterima kembali, apakah dana dikembalikan/dipotong.
Dashboard + alertRingkasan per toko & per marketplace; daftar pesanan bermasalah.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Untuk tiap toko: ekspor Pesanan, ekspor Penghasilan/Pencairan dana, ekspor Retur dari Seller Center, periode 1 bulan yang sama. Nama & header laporan beda per marketplace dan bisa berubah, bawa file asli.
Daftar_Toko.xlsx: Kode Toko, Marketplace, Nama Toko, PIC, Rekening tujuan pencairan.
Jika pakai Jubelio/omnichannel: ekspor pesanan gabungan bisa menggantikan ekspor pesanan per toko.
Mutasi rekening bank (opsional, CSV) untuk memastikan dana benar-benar masuk.
Aturan: berapa hari dana dianggap 'terlambat cair', kapan retur dianggap selesai.

Skema gabungan (contoh)

Marketplace	Toko	No. Pesanan	Tgl Pesanan	Tgl Selesai	Nilai Pesanan	Total Potongan	Dana Diterima	Tgl Cair	Status Retur	Catatan
Shopee	TokoA	2611095XXXX	01/11/2026	05/11/2026	350000	28500	321500	-	-	Belum cair 5 hari

Akses & connector

Akses Seller Center tiap toko (ekspor manual oleh tim), Google Drive, Supabase untuk database jika data besar, hosting untuk dashboard.

Contoh prompt (siap salin)

Di folder Drive 'Marketplace/2026-10' ada ekspor pesanan, penghasilan, dan retur dari 6 toko (Shopee, TikTok Shop, Lazada), daftar toko di Daftar_Toko.xlsx. Satukan ke satu skema, cocokkan per No. Pesanan. Buat dashboard: omzet per toko, total potongan per marketplace, pesanan selesai yang belum cair lebih dari 7 hari, dan daftar retur beserta statusnya. Buat juga sheet 'Follow-up' berisi pesanan bermasalah dan alasannya.

Output: Database/ sheet gabungan, dashboard multi-toko, daftar follow-up dana & retur.
Bisa jadi routine?: Bisa. Routine harian/mingguan memproses file ekspor baru dan mengirim daftar follow-up. Pengambilan ekspor dari Seller Center biasanya tetap oleh tim (login & OTP).
Tingkat kesulitan: Lanjut

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 6 · dari workshop sebelumnya

6. Merapikan Google Drive

Semua divisi / AdminKesulitan: MudahHemat waktu (estimasi): ± 1-3 jam/minggu mencari file

Masalah

File tercecer di 'My Drive' banyak orang, nama file 'final_rev3_fix', duplikat, folder tidak konsisten, akses share terbuka ke 'siapa saja yang punya link'. Waktu mencari file tidak terukur tapi sering terasa (estimasi 1-3 jam/minggu per tim).

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot mengaudit Drive: memetakan folder & file, mendeteksi duplikat, file lama, file yang dibagikan publik, lalu mengusulkan struktur folder dan aturan penamaan. Setelah disetujui, memindahkan dan mengganti nama file secara bertahap.

Flow step-by-step

Audit (hanya baca)Daftar semua file: nama, folder, pemilik, tanggal ubah, tipe, status share.
Laporan temuanDuplikat, file > 2 tahun tidak diubah, file share publik, folder kosong.
Usulan struktur & penamaanMis. 01_Finance/2026/11_November; nama: YYYY-MM-DD_Jenis_Pihak_Ket.
Persetujuan pemilikPemilik Drive / peserta setujui per folder sebelum ada yang dipindah.
Eksekusi bertahap + logPindah & rename (tidak menghapus), simpan log perubahan untuk rollback.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Akses Google Drive (connector) ke akun/Shared Drive yang mau dirapikan; sebaiknya mulai dari 1 folder uji.
Struktur organisasi/divisi dan jenis dokumen utama (Invoice, Kontrak, PO, Laporan, Desain, SOP).
Aturan penamaan yang diinginkan (atau minta Grok Bot usulkan).
Daftar folder yang TIDAK boleh disentuh (legal, HR rahasia, dsb).

Contoh hasil audit (contoh)

Nama File	Folder Sekarang	Pemilik	Terakhir Diubah	Share	Temuan	Usulan Folder	Usulan Nama
invoice final rev2.pdf	My Drive	admin@	12/03/2024	Publik (link)	Duplikat, share publik	01_Finance/2024/03	2024-03-12_Invoice_PTMaju_INV045.pdf

Akses & connector

Google Drive connector dengan izin baca; izin ubah hanya setelah usulan disetujui.

Contoh prompt (siap salin)

Audit folder Google Drive 'Kantor' (hanya baca dulu, jangan pindah atau hapus apa pun). Buatkan laporan: daftar file duplikat, file yang dibagikan publik, file yang tidak diubah lebih dari 2 tahun, dan folder kosong. Lalu usulkan struktur folder per divisi dan aturan penamaan YYYY-MM-DD_Jenis_Pihak_Keterangan. Tunggu persetujuan saya sebelum memindahkan atau mengganti nama file, dan simpan log setiap perubahan.

Output: Laporan audit (sheet), usulan struktur, log perubahan, Drive yang rapi.
Bisa jadi routine?: Bisa. Routine mingguan: cek file baru yang salah tempat/nama atau share publik, kirim daftar usulan (tanpa eksekusi otomatis).
Tingkat kesulitan: Mudah

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 7 · tambahan

7. Pengingat piutang (AR) + aging report

Finance / SalesKesulitan: MudahHemat waktu (estimasi): ± 2-3 jam/minggu

Masalah

Tim finance cek satu per satu invoice yang jatuh tempo, menulis pesan penagihan manual, dan tidak punya gambaran aging (0-30, 31-60, 61-90, >90 hari). Estimasi 2-3 jam per minggu, dan penagihan sering telat sehingga arus kas terganggu.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot membaca daftar piutang (ekspor Accurate/Excel), membuat aging report per pelanggan, dan menyiapkan draf email/WA pengingat sesuai tahap (sebelum jatuh tempo, H+7, H+30). Pengiriman tetap disetujui finance.

Flow step-by-step

Ekspor daftar faktur belum lunasDari Accurate (laporan umur piutang / faktur belum lunas) atau Excel internal.
Grok Bot hitung umur piutangKelompok: Belum jatuh tempo, 1-30, 31-60, 61-90, >90 hari.
Pilih template pesan per tahapRamah (H-3), tegas (H+7), eskalasi (H+30) — teks ditentukan perusahaan.
Siapkan draf pengingatEmail per pelanggan berisi daftar invoice, nominal, rekening.
Finance review & kirim
Update statusCatat tanggal follow-up dan janji bayar.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Piutang.xlsx (ekspor dari Accurate atau sistem lain).
Pelanggan.xlsx: ID Pelanggan, Nama, PIC, Email, No. WA, Termin (Net 14/30).
Template pesan penagihan per tahap (atau minta Grok Bot buatkan) + info rekening.
Aturan eskalasi: kapan CC ke sales/atasan, kapan stop kirim barang.

Contoh kolom piutang (contoh)

No. Faktur	Tgl Faktur	Jatuh Tempo	ID Pelanggan	Nama Pelanggan	Total	Sudah Dibayar	Sisa	Sales
SI/2026/10/0123	01/10/2026	31/10/2026	C-0045	CV Sinar Jaya	12500000	5000000	7500000	Andi

Akses & connector

Gmail connector (untuk draf; kirim setelah disetujui), Google Drive/Sheets. WhatsApp: Grok Bot menyiapkan teks, tim yang mengirim.

Contoh prompt (siap salin)

Ini file Piutang_20261110.xlsx dan Pelanggan.xlsx. Buatkan aging report per pelanggan (belum jatuh tempo, 1-30, 31-60, 61-90, >90 hari) dengan total per kelompok. Untuk pelanggan yang sudah lewat jatuh tempo, siapkan draf email pengingat yang sopan dalam Bahasa Indonesia berisi daftar faktur, sisa tagihan, dan rekening BCA kami. Jangan kirim dulu, tampilkan semua drafnya untuk saya cek.

Output: Aging report (Excel/Sheet), draf email/WA per pelanggan, log follow-up.
Bisa jadi routine?: Sangat cocok. Routine mingguan Senin 08.00 WIB: update aging dan siapkan draf. Pengiriman setelah persetujuan.
Tingkat kesulitan: Mudah

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 8 · tambahan

8. Alert stok menipis + draf PO ke supplier

Gudang / Purchasing / E-commerceKesulitan: SedangHemat waktu (estimasi): ± 3-5 jam/minggu

Masalah

Stok produk laris habis di marketplace sebelum sempat order ulang, sementara barang lambat menumpuk. Admin menghitung manual dari laporan stok & penjualan. Estimasi 3-5 jam per minggu, plus potensi kehilangan penjualan saat stok kosong.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot menggabungkan stok saat ini dan penjualan 30 hari terakhir, menghitung rata-rata penjualan harian dan perkiraan hari stok habis, lalu menandai SKU yang perlu reorder sesuai lead time supplier dan menyiapkan draf PO per supplier.

Flow step-by-step

Ambil data stok & penjualanEkspor stok (Jubelio/Accurate/Excel gudang) + penjualan 30 hari.
Hitung kebutuhanRata-rata jual/hari, hari stok tersisa = stok / rata-rata; titik reorder = rata-rata × (lead time + safety days).
KlasifikasiKritis (habis < lead time), Perlu order, Aman, Slow moving (tidak terjual 60 hari).
Draf PO per supplierQty saran dibulatkan ke MOQ/kelipatan karton.
Purchasing review & kirim PO

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Stok_Gudang.xlsx: SKU, Nama Produk, Gudang, Stok Fisik, Stok Dipesan (on order).
Penjualan_30hari.xlsx: Tanggal, SKU, Qty, Channel (bisa dari ekspor Jubelio).
Master_Supplier.xlsx: SKU, Supplier, Email/WA Supplier, Harga Beli, Lead Time (hari), MOQ, Kelipatan.
Aturan safety stock (mis. +7 hari) dan template PO perusahaan.

Contoh hasil analisis (contoh)

SKU	Produk	Stok	Jual/Hari	Hari Tersisa	Lead Time	Status	Saran Order	Supplier
KMR-001	Strap Kamera Hitam	40	6,2	6	10	Kritis	120	PT Aksesori Jaya

Akses & connector

Google Drive/Sheets, akses ekspor Jubelio/Accurate, Gmail untuk draf PO (kirim setelah disetujui).

Contoh prompt (siap salin)

Pakai Stok_Gudang.xlsx, Penjualan_30hari.xlsx, dan Master_Supplier.xlsx. Hitung rata-rata penjualan harian per SKU, hari stok tersisa, dan titik reorder = rata-rata × (lead time + 7 hari). Tandai Kritis / Perlu Order / Aman / Slow Moving (tidak terjual 60 hari). Untuk yang Kritis dan Perlu Order, buat draf PO per supplier dengan qty dibulatkan ke MOQ, dalam format template PO kami. Jangan kirim ke supplier, tampilkan untuk review.

Output: Laporan status stok per SKU, daftar slow moving, draf PO per supplier.
Bisa jadi routine?: Sangat cocok. Routine harian/2x seminggu: kirim alert SKU kritis ke grup purchasing via email.
Tingkat kesulitan: Sedang

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 9 · tambahan

9. Triage dan rekap inbox email harian

Owner / Admin / SemuaKesulitan: MudahHemat waktu (estimasi): ± 30-60 menit/hari

Masalah

Inbox email tercampur antara pesanan, tagihan, komplain, newsletter, dan pesan internal. Owner atau admin membuka satu per satu setiap pagi. Estimasi 30-60 menit per hari, dan pesan penting mudah terlewat.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot (connector Gmail) merangkum inbox periode tertentu, mengelompokkan: perlu dibalas, menunggu jawaban, FYI, dan newsletter. Menyusun rekap pagi plus draf balasan untuk yang prioritas. Pengiriman email tetap disetujui manusia. Teks rekap juga bisa disalin ke WhatsApp jika tim biasa koordinasi di WA.

Flow step-by-step

Sambungkan GmailTentukan inbox/label yang dipantau dan orang yang menerima rekap.
Routine pagi membaca email baruSejak rekap terakhir, atau 24 jam terakhir.
KlasifikasiPerlu dibalas, Menunggu (kita sudah kirim), FYI, Newsletter/promosi. Tandai prioritas tinggi (pelanggan, pembayaran, komplain).
Buat rekap + drafRekap singkat per kelompok; draf balasan sopan untuk item prioritas, belum dikirim.
Manusia reviewSetujui draf yang boleh dikirim; tandai yang ditunda.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Connector Gmail ke inbox kerja (tidak wajib ekspor email).
Aturan_Inbox: apa yang prioritas tinggi (komplain pelanggan, invoice, notifikasi marketplace), apa yang boleh diabaikan (newsletter), gaya bahasa balasan, dan siapa yang menerima rekap.
Daftar pengirim VIP (opsional): nama, email, tindakan default.
3-5 contoh balasan bagus yang sudah dipakai tim, sebagai acuan gaya bahasa.

Contoh isi rekap pagi (contoh)

Prioritas	Dari	Subjek	Kelompok	Ringkasan	Tindakan
Tinggi	cs@marketplace	Pesanan dikembalikan	Perlu dibalas	Pembeli ajukan retur SO-2411-088	Draf siap, belum dikirim

Akses & connector

Gmail connector. WhatsApp: Grok Bot menyiapkan teks rekap, tim yang menempelkannya ke grup jika perlu.

Contoh prompt (siap salin)

Mulai sekarang, setiap hari kerja pukul 08.00 WIB, baca email masuk di Gmail kerja saya sejak rekap terakhir. Kelompokkan: perlu dibalas, menunggu jawaban, FYI, dan newsletter. Prioritas tinggi: komplain pelanggan, tagihan/pembayaran, dan notifikasi marketplace. Buat rekap singkat dalam Bahasa Indonesia, dan siapkan draf balasan untuk semua yang 'perlu dibalas'. Jangan kirim email apa pun sebelum saya setujui. Kalau tidak ada yang penting, cukup tulis 'Inbox aman, tidak ada yang mendesak'.

Output: Rekap inbox harian, daftar prioritas, draf balasan (belum terkirim).
Bisa jadi routine?: Sangat cocok. Routine harian 08.00 WIB (hari kerja). Pengiriman email hanya setelah disetujui.
Tingkat kesulitan: Mudah

↑ Kembali ke daftar use case

Use case 10 · tambahan

10. Asisten SOP / knowledge base dari dokumen Drive

Operasional / HR / CSKesulitan: MudahHemat waktu (estimasi): ± 2-5 jam/minggu menjawab pertanyaan berulang

Masalah

Karyawan baru dan tim CS terus bertanya hal yang sama (cara retur, aturan cuti, prosedur packing, jawaban komplain). Senior menjawab berulang, SOP tersebar di banyak dokumen. Estimasi 2-5 jam per minggu waktu senior/atasan.

Solusi dengan Grok Bot

Grok Bot membaca folder SOP di Drive, merangkum, menemukan SOP yang bertentangan/kedaluwarsa, lalu menjawab pertanyaan dengan menyebut dokumen sumbernya. Bisa juga membuat FAQ, kuis onboarding, dan template balasan CS.

Flow step-by-step

Kumpulkan SOP ke satu folder Drive
Grok Bot membaca & membuat indeksJudul, divisi, tanggal revisi, ringkasan per dokumen.
Audit isiTandai SOP yang saling bertentangan, tanpa tanggal revisi, atau sudah lama.
Tanya-jawabPertanyaan dijawab hanya dari dokumen, selalu dengan nama dokumen sumber; jika tidak ada, bilang tidak ada.
TurunanFAQ per divisi, checklist onboarding, template balasan CS.

Diagram alur

Mulai / hasil akhirProsesKeputusanManusia

Dataset / bahan yang perlu disiapkan

Folder Drive 'SOP' berisi dokumen SOP (Docs/PDF/Word), idealnya dengan nama & tanggal revisi.
20-30 pertanyaan yang paling sering ditanya karyawan/pelanggan (untuk uji).
Daftar dokumen rahasia yang tidak boleh dipakai (gaji, kontrak, data pribadi).

Contoh indeks SOP (contoh)

Nama Dokumen	Divisi	Tgl Revisi	Ringkasan	Temuan
SOP-OPS-03 Retur Barang	Operasional	02/2025	Retur maks 7 hari, wajib video unboxing	Bertentangan dengan FAQ CS (3 hari)

Akses & connector

Google Drive connector (baca folder SOP).

Contoh prompt (siap salin)

Baca semua dokumen di folder Drive 'SOP'. Buat indeks (nama dokumen, divisi, tanggal revisi, ringkasan 2 kalimat) dan tandai SOP yang saling bertentangan atau tidak punya tanggal revisi. Setelah itu jawab pertanyaan berikut hanya berdasarkan dokumen tersebut, selalu sebutkan nama dokumen sumbernya, dan katakan 'tidak ada di SOP' jika memang tidak ada: [tempel daftar pertanyaan]. Terakhir buatkan FAQ onboarding untuk tim CS.

Output: Indeks SOP, laporan konflik/celah, jawaban bersumber, FAQ & checklist onboarding.
Bisa jadi routine?: Bisa. Routine bulanan: cek SOP baru/berubah dan update indeks + FAQ.
Tingkat kesulitan: Mudah

↑ Kembali ke daftar use case

Keamanan

Prinsip aman saat praktik

Mulai dari data contoh/sebagian dan database trial (mis. database sampel Accurate) sebelum data produksi.
Untuk kirim email/WA ke pelanggan, supplier, atau upload ke sistem: Grok Bot menyiapkan draf, manusia yang menyetujui.
Sensor data sensitif (NIK, rekening, gaji) di file latihan; patuhi UU PDP.
Jangan bagikan password di chat; login yang perlu OTP dilakukan pemilik akun.